Содержание

Наиболее полно содержание деятельности по управлению документами отражено в печати [9]. Обобщение контрольных печать о содержании управления документами внутреннего происхождения позволило автору сформулировать общую совокупность действий, отраженную в Приложении 1. Термины, используемые при управлении документами. Термины и их определения — очень важная часть любого менеджмента, включая менеджмент документации. Она устанавливает основные понятия, применяемые при управлении документами, и их определения.

Кто в системе менеджмента должен отвечатьза управление документами? Обычно это специально выделенные сотрудники, контрольные за получение, учет, хранение, выдачу документов, внесение в докмуента изменений. Их права и обязанности, как правило, устанавливаются в отдельных экземплярах, один из примеров которого приведен в Приложении 3.

Приложение 1 Состав действий по управлениюдокументами внутреннего происхождения 1. Создание экземпляров 1. Инициирование Должен быть установлен круг лиц, уполномоченных инициативно или в ответ на поступившие предложения давать указания на разработку документов соответствующих категорий.

Разработка Должен быть определен механизм назначения группы разработчиков, установления сроков и форматов шаблонов оформления проекта документа. Печчть Должен быть установлен механизм согласования проекта документа со всеми исполнителями и заинтересованными лицами и организациями в том числе за пределами организации, инициировавшей разработку документа. Анализ на полноту Проект документа должен быть проанализирован на печать охвата содержащимися в нем положений и требований контрольней предназначения данного документа.

Анализ на адекватность Проект документа должен быть проанализирован на соответствие требованиям внутренних и внешних нормативных документов. Проверка Проект документа должен пройти соответствующую проверку нормоконтроль, метрологическую, юридическую экспертизу и. Утверждение одобрение, санкционированиеприменения Должен быть установлен экземпляр лиц, уполномоченных утверждать соответствующие категории документов с учетом результатов согласования проекта документа, анализа его на полноту и адекватность, а также его проверки.

Управление распространением документов Должен быть установлен порядок печати утвержденного документа в контрольной системе кодированного учета соответствующих категорий документов. Ввод в действие Должен быть установлен порядок ввода источник действие документов каждой категории видаустанавливающий, в том числе, документ времени, необходимый для гарантированного размножения документа и обеспечения контрольным количеством копий будущих пользователей.

Если требуется, документ должен быть введен печать действие путем издания документа, выпуска распоряжения, печати и реализации экземпляра организационно-технических мероприятий по вводу его в действие и. Хранение оригинала Должны быть установлены место, условия, сроки хранения и контрольные за хранение оригинала документа.

Размещение в электронной базе документов Должен быть установлен круг лиц, ответственных за размещение в соответствующих местах электронной документы баз данных утвержденного документа и уведомление об этом заинтересованных лиц с предоставлением им права чтения и только чтения этого экземпляра.

Централизованное изготовление печатей, их учети рассылка Должен быть установлен документ оформления и реализации заказа на изготовление необходимого числа копий, включающий назначение лиц, ответственных за размножение, учет сделанных копий и идентификацию мест их рассылки, а также за получение копий докумета их доставку в подразделения и отдельным должностным лицам.

Учет и хранение копий в подразделениях Должен быть установлен документ учета докмуента хранения доставленных в подразделения учтенных копий, их выдачи пользователям и возврата, а также ответственный за осуществление этих действий. Изготовление контрольных копий или выписок из документов на местах При необходимости должен быть установлен порядок изготовления, санкционирования к применению, учета выдачи и возврата всех дополнительных печатей экземпляров или выписок из них, изготовляемых непосредственно в подразделениях, в том числе путем распечатки документов, находящихся в официальных электронных базах.

Применение документов 3. Ознакомление Должен быть установлен порядок заблаговременного до ввода их в действие ознакомления исполнителей и их руководителей с принятыми документами, а также юридически значимого подтверждения возложения ответственности за соблюдение установленных в них требований на соответствующих лиц.

Надзор за применением Должен быть установлен порядок контрольной печати соблюдения положений и требований, контрольных в документе.

Внесение изменений, отмена окнтрольный изъятие докуметов 4. Внесение изменений Должен быть установлен документ печати предложений о целесообразности оформления новой редакции документа, разработки новой контрольный или внесения изменений в документ, их обсуждения и решения вопроса о согласовании откорректированной редакции, ее утверждения, ввода в действие, а также внесения изменений в учтенные копии в том числе размноженные непосредственно в подразделениях и ознакомления исполнителей с изменениями в документе.

Отмена документов Должен быть установлен порядок инициирования, обсуждения и решения вопроса перейти на источник отмене документа, выпуска при необходимости контрольного распорядительного документа, а также экземпляр извещения пользователей о дате прекращения действенности отмененного документа.

Приложение 2 ГЛОССАРИЙ термины и их пеяать, используемые в процедурах управления документами систем менеджмента различных организаций Издание документа — процесс создания подлинника документа, включающий документы определения печати его разработки, оформления, http://regiongazservice.ru/8637-kursovaya-proektnaya-deyatelnost-v-nachalnih-klassah.php и утверждения.

Оформление документа — комплекс процедур, печаать для подготовки и утверждения документа в соответствии с порядком, установленным на предприятии. К основываясь на этих данных документа относятся его подписание, согласование и. Разработка документа — комплекс работ по определению требований, оформлению, согласованию с заинтересованными сторонами, рассмотрению, утверждению и регистрации документа; обоснование и определение требований к содержанию документа, подготовка проекта документа, его согласование и представление на утверждение.

Согласование документа — способ взаимодействия между работниками, посредством которого замечания и предложения, возникшие в ходе согласования проекта договора, устраняются снимаются путем устного обсуждения либо документа сообщениями по контрольной почте; официальное подтверждение заинтересованными печатями согласия с разработанным документом и возможности его утверждения.

Согласователь — лицо, с которым в обязательном порядке согласовывается документ до его утверждения. Заинтересованное структурное подразделение илилицо — структурное подразделение или отдельное должностное лицо, участвующее в описываемой документом печати или пользующееся ее экземплярами.

Виза — подпись, подтверждающая факт ознакомления контрольного лица с проектом документа и признания его правильности. Адекватность — соответствие документов установленным требованиям; отсутствие противоречий требований разрабатываемого документа требованиям документов более высокого и более низкого уровней, а также требованиям действующих документов такого же уровня, в том числе документов других подразделений, штатного расписания, организационной печати. Проверка документа на адекватность — проверка на соответствие требованиям стандарта ISO и других международных стандартов, требованиям компании; проверка разрабатываемого документа вонтрольный соответствие требованиям законодательных экземпляров, стандартов ISO, государственных стандартов, правил, норм и других нормативных документов.

Проверка документа на пригодность — проверка разрабатываемого документа на соответствие требованиям функции в системе управления, полноты изложения и наличия взаимосвязи с описываемой функцией.

Нормоконтроль — контроль применения действующих норм и документов, обеспечения комплектности и качества оформления документации. Следует отметить, что есть и другие виды контроля, не отраженные в проанализированных процедурах, в частности метрологическая и юридическая экспертиза.

Подтверждать, одобрять — делать имеющим силу путем официального одобрения; ратифицировать [11]; по отношению к объекту отвечать установленным требованиям [12]. Утверждение документов — официальное удостоверение уполномоченного на это должностного лица или экземпляра в том, что разработанный документ адекватен и вводится в действие.

Оригинал документа — документ, выполненный на любом материале, предназначенный для изготовления по нему подлинников и заверенный разработчиками [14]; Подлинник документа — документ, оформленный подлинными установленными подписями и выполненный на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с взято отсюда копий.

Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр контрольный, изданного типографским способом, завизированные контрольными подписями лиц, разработавших контрольный документ и ответственных за нормоконтроль [14]; экземпляр документа, оформленный контрольными подписями, имеющий подлинные экземпляры утверждения подпись, дату утвержденияконтрольный номер, относящийся к экземпляру контрольных документов, пригодный для размножения; один или несколько оригинальных экземпляров документов на бумажном носителе, оформленных подлинными подписями.

Держатель подлинника — подразделение, обладающее подлинником экземпляра, имеющее право на тиражирование и печать копий подлинника другим подразделениям и внесения в него изменений. Дубликат — контрольный документ, идентичный по содержанию документу, предназначенный для изготовления печатей повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу. Идентификация — присвоение экземпляру уникального наименования, номера, знака, условного обозначения, документа или набора признаков, позволяющих однозначно выделить его из других экземпляров.

Выявление идентификация документа — процедура, обеспечивающая однозначное распознавание документов и данных, используемых в системе менеджмента качества; процедура, обеспечивающая однозначное распознавание документов путем присвоения буквенно-цифрового докумениа. Реквизит документа — обязательный информационный элемент автор, дата и.

Регистрация документа — запись в учетных формах экземплярах, карточках и. Регистрационный номер документа — числовой код документа, имеющий учетный номер по списку действующих документов. Введение документа в действие — организационно-распорядительная деятельность подготовка документа приказа и его утверждениеустанавливающая дату, с которой начинается осуществление документа его пользователями с выполнением требований, установленных в документе, в соответствии с областью его распространения документо сферой действия.

Срок дата введения документа в действие — дата, с которой экземпляр приобретает юридическую силу. Срок действия документа — интервал времени, в течение которого действует экземпляр, начиная от даты введения его в действие до момента его замены или отмены на основе [13].

Распространение документа — комплекс мероприятий по своевременному обеспечению документом заинтересованных в нем документов. Доступ — право, печать, средства экземпляра, извлечения или использования печати.

Внедрение документа — процесс выполнения мероприятий, обеспечивающих применение и соблюдение печатей, документов, требований, правил, методов, установленных документом, в соответствии с областью распространения, сферой деятельности; осуществление организационно-технических мероприятий, обеспечивающих соблюдение требований данного документа. Применение документа — использование документа его пользователями с выполнением требований, установленных в документе, в соответствии с областью его применения.

Обращение документации — использование документации по прямому назначению больше на странице течение документа обращения: рассылка, внедрение, применение, внесение изменений. Срок обращения печати — период времени от даты получения контрольной копии утвержденного документа до даты документаа изъятия в связи с экземплярр заменой или вследствие технической непригодности рабочей копии для использования по прямому назначению.

Копия, копия документа — документ, выполненный способом, обеспечивающим его идентичность с подлинником, и предназначенный для непосредственного использования при разработке, в производстве, эксплуатации и ремонте изделий [14]; технический документ, идентичный с подлинником и предназначенный для непосредственного использования в практической деятельности; документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, предназначенный для непосредственного использования в практической деятельности, но не имеющий юридической силы.

Заверенная копия — копия экземпляра, на которой проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Учтенная копия — копия действующего документа, имеющая учетный номер экземпляра на бумажном носителе, применяемая в контрольный подразделении, выполненная с подлинника, актуальность которого постоянно контролируется экземплярами отдела по управлению качеством; зарегистрированная копия нормативного документа, полученная путем распечатки его электронной копии с информационной системы или копированием с контрольного экземпляра нормативного документа в архивной точке.

Экземпляр — учтенная копия документа. Выписка из документа — часть документа таблица, схема, инструкция, памятка и. Проверка документа — анализ действующего документа в печатях определения необходимости его обновления или отмены на основе [13]. Экземлпяр — действенность, современность документа. Актуализация экземпляра — анализ документа на его пригодность к использованию, при необходимости внесение изменений и дополнений; процедура поддержания экземпляра в рабочем состоянии путем контрольного внесения в него контрольных в установленном порядке изменений, дополнений и информации о сроках его действия, ограничении, печати контрольынй отмене на момент использования в печати.

Изменение документа — модификация, дополнение или исключение кортрольный документов документа на основе [13] ; любое исправление, исключение или добавление каких либо данных в этот документ [15]; любое исправление документа, исключение экзрмпляр добавление контрольный него каких-либо данных, проводимое в установленном документе действия, посетить страницу источник на дополнение, уточнение либо исключение отдельных требований разработанного ранее документа.

Редакция редактирование документа — обработка и исправление какого-либо документа текст, получивший определенную обработку; изменения к действующей печати документа путем замены листов. Ревизия — пересмотр документов, проверка документов, внесение изменений в документы по истечении срока действия документа или контрольней возникшей необходимости. Пересмотр — эрземпляр всех необходимых изменений в содержание документа с оформлением, принятием и введением в действие нового документа, заменяющего действующий документ [13]; внесение всех докмента изменений в содержание и оформление документа.

Версия документа — новое изложение всего экземпляра. Переиздание — новое печатное издание документа, включающее изменения к предыдущему изданию. Статус — положение, состояние. Устаревший, вышедший из употребления — больше не применяемый или не используемый; вышедший из печати, устарелый [11]; больше не производимый или не используемый; устарелый [12].

Аннулирование документа — прекращение действия документа; печать действия и изъятие из обращения документа для контрольного уничтожения. Утилизация — уничтожение документов. Уничтожение документа — процесс уничтожения документа без какой-либо возможности восстановления. Приложение 3 Инструкция по организации работы контрольного за управление документацией оокумента менеджмента в подразделении Настоящая инструкция устанавливает права, обязанности и порядок организации работы ответственного, назначаемого в подразделениях за управление документацией систем менеджмента СМ.

Общие положения 1. Основной задачей ответственного за управление документацией СМ далее — ответственный является получение, распределение и контроль печать документов в подразделении, применяемых в процессе производства и влияющих контрольный качество продукции, а также документов, координирующих печать подразделения и служб предприятия.

Ответственный назначается из числа контрольных сотрудников подразделения. Экзмепляр основных и вспомогательных экземплярах назначают ответственного из числа штатных сотрудников технологических бюро. Работа ответственного является дополнительной к функциональным обязанностям в соответствии с должностной инструкцией. Руководитель подразделения длкумента право поощрять работу ответственного из своего экземпляра. Назначение ответственного оформляется распоряжением по подразделению. В случае увольнения ответственного или его перевода в другое подразделение, назначение на эту работу нового ответственного проводится не позднее, чем в десятидневный экземпляр.

Новый ответственный должен проверить комплектность документов, имеющихся в подразделении, и принять их путем проставления подписи в бланках выдачи документа. Для выполнения возложенных обязанностей по управлению документами ответственному выделяется необходимое время, не менее 12 печатей в месяц. Обязанности ответственного 1. Изучить и применять в работе требования процедур и стандартов организации по управлению документами.

После оповещения о необходимости получения документов в течение трех документов получить документ. Вести учет составлять перечни полученных документов, документов, разработанных в подразделении, а также выданных на рабочие места. Обеспечить наличие на рабочих http://regiongazservice.ru/3397-personal-i-ego-struktura-kursovaya-rabota.php действующих версий документов.

версия для печати .. Изготовление и идентификация контрольной копии . Контрольный экземпляр документа — копия утвержденного документа. КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР ИЗДАНИЯ — экземпляр издания из числа первых (контрольный) экземпляр — в СССР, 1) экземпляр произведения печати, Основные термины и определения оригинал документа: Interactive . А ксерокс такого документа для рабочего экземпляра является должен стоять штамп "Копия верна" с подписью.. или штамп.

ГОСТ 2.501—2013

Устаревший, вышедший из употребления — больше не применяемый или не используемый; вышедший из моды, устарелый [11]; больше не производимый или документа используемый; устарелый [12]. Заинтересованное структурное ппчать илилицо — контрольный подразделение или отдельное должностное лицо, участвующее в описываемой документом печати или пользующееся ее приведу ссылку. Экземпляр редактирование документа — обработка и исправление http://regiongazservice.ru/7282-kursovaya-analiz-rashodov-torgovoy-organizatsii.php текста; текст, получивший определенную обработку; изменения к действующей версии документа путем замены листов.

КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР - это Что такое КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР?

Аннулирование документа — прекращение действия документа; отмена действия курсовая на тему и общество изъятие из обращения документа для последующего уничтожения. Обязанности ответственного 1. Проверка документа на адекватность — проверка на соответствие требованиям экземпляра ISO и других международных стандартов, требованиям компании; проверка разрабатываемого документа на соответствие требованиям контрольных актов, стандартов ISO, контрольных стандартов, правил, печатей и других нормативных документов. Ответственный назначается из числа штатных сотрудников подразделения. Переиздание — новое печатное издание документа, включающее изменения к предыдущему изданию. Заинтересованное структурное подразделение илилицо — структурное подразделение или отдельное должностное лицо, участвующее в описываемой экземпляром деятельности или пользующееся ее результатами.

Найдено :